PLATFORM VOOR GROND-, WEG- EN WATERBOUW 32 Achter de schermen bij Een bewonersbrief versturen was nog nooit zo makkelijk. Een verspreidingsgebied intekenen, de brief uploaden en een bezorgdatum kiezen. Daarna neemt Bewonersbrief.nl het volledige proces over. Achter die ogenschijnlijk eenvoudige werkwijze schuilt een combinatie van software, drukwerk, logistiek en bezorgers die met GPS-tracking op pad gaan. Zo krijgen gemeenten en aannemers meer grip op een belangrijk onderdeel van hun omgevingscommunicatie. Je schrijft de tekst, de brief gaat naar de drukker en vervolgens belandt hij bij bewoners op de mat. In de praktijk bestaat dat proces uit veel meer stappen. Het juiste verspreidingsgebied moet worden bepaald, het aantal adressen moet kloppen, appartementen en bedrijven mogen niet worden vergeten en het drukwerk moet op tijd klaarstaan. Daarna begint de bezorging pas. Zeker bij een groot of uitgestrekt projectgebied vraagt dat om een nauwkeurige verdeling. Wie loopt welke straten? Is ieder deelgebied afgerond? En hoe weet de opdrachtgever achteraf of de brief daadwerkelijk overal is bezorgd? Bewonersbrief.nl brengt al deze onderdelen samen. Van het bepalen van het gebied en het verzorgen van het drukwerk tot de planning, bezorging en controle achteraf. De mobiele app en het platform van Bewonersbrief.nl Alles geregeld vanuit één platform De dienstverlening begint in het online platform. De opdrachtgever tekent het gewenste verspreidingsgebied rechtstreeks in op een digitale kaart. Dat kan een woonwijk zijn, een aantal straten rond een bouwlocatie of een lang tracé langs een provinciale weg. Het platform haalt de adressen automatisch uit de Basisregistratie Adressen en Gebouwen van de Nederlandse overheid. Daardoor hoeft een omgevingsmanager niet langer zelf een adressenbestand samen te stellen of handmatig woningen op een kaart te tellen. “Ook adressen binnen appartementencomplexen nemen wij mee. Bovendien filteren wij de data slim, waardoor onder andere garageboxen en elektriciteitshuisjes niet meetellen in de aantallen”, aldus Bart, bedrijfsleider Bewonersbrief.nl. Direct na het intekenen ziet de gebruiker hoeveel adressen binnen het gebied vallen. Vervolgens kies je het formaat, de papiersoort en de gewenste bezorgdatum. Als laatste upload je de brief. Binnen 24 uur zit een offerte in de mail. Daarmee verdwijnt een groot deel van het losse regelwerk. Geen afzonderlijke aanvraag bij een drukker, geen adressenbestand per e-mail en geen aparte afstemming met een bezorger. Alle informatie staat bij elkaar en de status van de opdracht blijft zichtbaar. Bij terugkerende werkzaamheden kopieer je eenvoudig een eerdere opdracht. Het platform neemt het verspreidingsgebied en de instellingen automatisch over. Dat is bijvoorbeeld handig bij werkzaamheden die door klanten in meerdere fasen worden uitgevoerd of wanneer bewoners gedurende een project vaker moeten worden geïnformeerd. VAN BESTAND NAAR DRUKWERK Na het plaatsen van de opdracht controleert het team van Bewonersbrief.nl het aangeleverde bestand. Daarbij kijken ze vooral of de brief drukwerkklaar is. Is een bestand nog niet gereed, dan kan het team ook helpen met de vormgeving. Dat laatste is bij GWW-projecten geen overbodige luxe. Een afsluiting of omleidingsroute laat zich vaak makkelijker uitleggen met een kaart dan met een lange beschrijving. Ook een faseringstekening kan bewoners snel duidelijk maken wanneer hun straat aan de beurt is en op welke momenten woningen of bedrijven minder goed bereikbaar zijn. Na de controle begint de productie. Bewonersbrief.nl beschikt over eigen print- en afwerkingsmogelijkheden. Het team kan de brieven daardoor niet alleen drukken, maar ook vouwen, nieten, insteken, sluiten en stempelen. Omdat deze werkzaamheden “VAN GEBIED TEKENEN TOT BRIEVENBUS, WE HOUDEN GRIP OP IEDERE STAP.“ Bedrijfsleider Bart van Alphen
RkJQdWJsaXNoZXIy NTI5MDA=